PV de la réunion de l'Organe d'administration de l'AP du 15 mai 2023

Par Thierry de Marneffe, secrétaire.

Les statuts de l’ASBL de l’AP seront modifiés au mois d’octobre 2023, notamment pour renommer “Organe d’administration” ce que nous appelions jusqu’à présent le “Conseil d’administration”. Pour prendre directement cette nouvelle habitude, nous utiliserons déjà cette nouvelle appellation “Organe d’administration” dans le présent PV.

1. Approbation du PV de la réunion AP du 17 avril 2023

Le PV de la réunion précédente est approuvé.

2. Confirmation des mandats

Conformément à la décision de l’AG de ce jour, les mandats suivants sont confirmés :

• Président : Raphaël
• Vice-présidente : Magali
• Trésorière : Marilyne
• Secrétaire : Thierry

3. Composition de l’Organe d’administration

Magali et Marilyne sont accueillies à l’OA avec plaisir et reconnaissance.

Vinciane, Nathalie, Lionel et Nancy étant démissionnaires, se pose la question du nombre minimum de mandats devant être pourvus à l’OA. Les membres démissionnaires ne seront réputés avoir réellement démissionné que si leur démission ne fait pas tomber l’OA sous le nombre minimum de membres.

Bernard accepte d’examiner les statuts pour vérifier le nombre minimum de membres de l’OA (donc encore appelé CA dans les statuts actuels).

Il nous fait parvenir dans les jours qui suivent un extrait du Moniteur du 13/07/2012 établissant que “l’association compte au moins trois membres effectifs (…)”. Les démissions ne devraient donc pas poser de problèmes.

Une discussion a lieu concernant le problème des membres de l’OA qui ne donnent pas signe de vie pendant longtemps, souhaiteraient probablement démissionner mais sont difficilement joignables pour signer une démission officielle à publier au Moniteur.

Une solution pourrait consister à prévoir une démission automatique dans les statuts sous certaines conditions encore à préciser. Il ne serait ainsi plus nécessaire de déployer des efforts soutenus en vue de récolter la signature des intéressés. Hekma, dont nous sommes sans nouvelles depuis longtemps, pourrait bénéficier de cette possibilité (sans devoir se déplacer pour signer les documents officiels) dès que le statut aura été modifié en ce sens.

L’AP profitera de l’adaptation légale des statuts pour insérer des dispositions à cet effet.

4. Proposition de calendrier d’activités AP pour 2023-2024

Formule pour les cocktails dînatoires (CD) en septembre

Dates : les CD se dérouleront les 8, 15 et 22 septembre 2023.

La réunion de rentrée, fixée au 28 août 2023 puisque le lundi a de nouveau été choisi comme jour de réunions, coïncidera avec le jour de la rentrée scolaire et sera l’occasion de préparer l’organisation pratique de ces CD.

Reste à savoir si la réunion de septembre (18/09/2023) doit être maintenue puisqu’elle sera en plein dans les CD. Marilyne indique que l’avantage serait que les nouveaux membres recrutés pendant les CD pourraient déjà assister à une première réunion sans attendre un mois (ce qui ferait retomber la motivation). Il est décidé de maintenir la réunion de l’AP du mois de septembre.

Souper festif servi à table : pour rappel, l’idée évoquée cette année par la direction serait, en plus des trois CD habituels, d’organiser un souper festif pour les premières. Ainsi, les familles moins aisées sur le plan financier pourraient de toute façon participer à un moment convivial en début d’année (CD 1, verre gratuit) et auraient le choix de revenir – ou non – à un autre moment pour un repas, cette fois payant. Séparer le “CD 1” du “souper 1” permet également d’apporter une solution au problème d’exiguïté du réfectoire du bâtiment St-Gilles.

Propositions de dates pour ce souper des premières : Magali et Laurence estiment qu’il est préférable de laisser passer le mois de septembre et ses nombreuses dépenses pour organiser ce repas. Toutefois, il faut que la date choisie ne soit pas trop proche des remises des bulletins. Après discussion, il est décidé de proposer les 6 ou 13 octobre ou le 10 novembre 2023 à la direction.

Date des TRP

L’année prochaine, les Tables Rondes “Professionnels” (TRP) sont prévues, dans le calendrier provisoire actuel, le vendredi 23 février 2024. Raphaël soulève un problème concernant cette date : comme cette année, ce vendredi est celui qui précède directement le congé de carnaval, or nous risquons ainsi de ne pas pouvoir compter sur certains intervenants qui partent en vacances le lendemain. De plus, nous risquons d’être confrontés à un conflit de dates avec les voyages de certains élèves de rhéto.

Il est proposé de demander à la direction d’avancer la date des TRP au vendredi qui précède. Laurence rappelle que ce changement nécessiterait de lancer l’organisation dès le mois de décembre 2023. De plus, il serait utile que la réunion de l’AP du mois de février précède les TRP. Au lieu du 3^e lundi (19 février), cette réunion serait donc avancée au lundi 12 février.

Il est donc décidé de demander à la direction d’organiser les TRP le vendredi 16 février 2024 après-midi et de noter à l’agenda officiel que la réunion de février de l’AP aura lieu le lundi 12 février 2024.

Date de l’AG

Actuellement, l’AG est convoquée en fin d’année (comme en témoigne cette réunion). La difficulté de ce mode de fonctionnement réside dans le fait que les nominations statutaires se font donc en fin d’année, sans connaître les éventuels nouveaux membres qui entreront l’année scolaire suivante et qui pourraient accepter certains mandats de l’OA. La question se pose cette année avec d’autant plus d’acuité que le nombre de membres présents aux réunions s’est fortement réduit par rapport aux années précédentes.

Il est donc proposé que les AG aient lieu en début d’année scolaire, à savoir au mois d’octobre, lorsque les cocktails dînatoires et le nouveau repas des premières années auront permis de recruter des membres.

L’organisation des AG en début d’année entraînera en revanche un nouveau problème, à savoir le fait que les membres qui quitteront leur mandat à la fin de l’année scolaire A devront être reconvoqués au début de l’année scolaire A+1 pour qu’ils viennent signer les documents de démission officiels.

Après discussion, il est décidé d’organiser désormais les réunions d’AG en début d’année scolaire, vers le mois d’octobre.

La mise en conformité des statuts de l’ASBL et le changement de période de l’AG pourront être publiés en même temps au Moniteur belge. En effet, l’article 15 des statuts de notre ASBL permet de convoquer une AG n’importe quand, en plus de l’AG obligatoire. La première AG d’octobre, qui aura lien en principe le lundi 16 octobre 2023, pourra donc être organisée sans être prévue au Moniteur.

Jour des réunions de l’AP

Après quelques discussions, il est décidé de poursuivre les réunions le lundi.  

Dates des activités et réunions 2023-2024

Compte tenu de ce qui précède, l’agenda suivant est proposé à la direction pour les activités et réunions 2023-2024 (en vert les changements par rapport aux années précédentes et/ou à l’agenda provisoire et/ou points à discuter) :

5. Préparation de la Fête vendredi 19 et samedi 20 mai 2023

Raphaël précise que le fonctionnement avec Google Form n’est pas aisé car il se base sur le compte du Collège et les autres membres ne peuvent donc pas facilement avoir accès aux résultats des inscriptions, sauf via une liste sur tableur. Laurence propose de baser ces formulaires plutôt sur une adresse gmail de l’AP pour éviter ce problème. À voir pour une prochaine fois.

Quelques discussions pratiques s’ensuivent quant aux tranches horaires moins fournies ; Vinciane accepte de s’inscrire dans cette tranche. D’une manière générale, les inscriptions couvrent assez bien les besoins, surtout pour les premières tranches horaires, moins pour les suivantes.

Edwige et l’école se chargent de fournir les boissons. Laurence rappelle que sa caviste est d’accord de fournir des vins et de rencontrer Edwige. Une imprécision persiste quant à savoir si cette dernière sait qu’elle peut passer chez cette caviste. Lionel téléphonera à Edwige pour clarifier la situation concernant les vins et les softs.

Reste à savoir si le bar fonctionnera avec de l'argent ou avec des jetons. Raphaël se rappelle que la dernière fois, il y avait eu un mélange des deux solutions et que cela avait posé problème. Ce point doit encore être clarifié.

Pour le spectacle-concours du samedi soir (17h30-19h30), l’AP offrira 3 bons FNAC de 50 euros aux gagnants. Il est demandé que l’AP soit mise à l’honneur au moment de la remise des prix.

La direction précise qu’un membre de l’AP pourrait faire partie du jury du concours. Vinciane accepte d’être membre du jury.

6. Divers

Concernant le Conseil de participation, Raphaël explique qu’il ne dispose pas encore d’informations à ce sujet. Le Collège doit normalement organiser quatre réunions par an pour le Conseil de participation. La réunion qui devait avoir lieu en mars a été reportée, mais aucune convocation n’a encore été reçue. Or celle de juin arrive à grands pas. À suivre donc.

L’AP souhaite remercier la direction qui a placé une armoire réservée au matériel de l’AP dans le réfectoire. Pour rappel, la clé correspondante doit encore être fournie.

Une discussion concerne le livret d’épargne. Raphaël estime qu’il est utile de garder quelques réserves, même si l’idée de réduire ce matelas peut être examinée. Laurence lance l’idée de financer un GSM pour le président pour que lorsque ce dernier quitte son mandat, tous les contacts soient maintenus pour le successeur. Raphaël rappelle à cet égard la nécessité d’identifier les numéros de GSM en Belgique sous un nom de personne physique et le fait que cette obligation pourrait rendre difficile la transmission d’un même GSM au successeur.

Par ailleurs, il est décidé en fin de réunion que le traditionnel souper de l’OA se fera juste après la réunion du mois de juin, dans un lieu encore à décider.

Les autres points divers prévus sont reportés.

Fin à 22h55