Règlement d'Ordre Intérieur (ROI)

Ce règlement d’ordre intérieur (ROI) précise et complète les règles de fonctionnement de notre ASBL décrites par nos statuts. Ce ROI ne peut contredire ni modifier nos statuts ni la loi, donc toute contradiction apparente devra être interprétée en faveur de nos statuts.

A. Destinataires de ce règlement

Ce ROI s’applique à tous les membres (adhérents et effectifs) de l’association.

Certains articles de ce règlement s’appliquent plus spécifiquement aux membres de l’organe d’administration (OA). Si l’OA délègue certaines tâches à des tiers (comme par exemple la publication du site internet ou l’organisation de certaines manifestations), l’OA veillera à ce que ces tiers respectent ce règlement dans la mesure où il s’applique aux tâches déléguées.

B. But social et affirmation des valeurs de notre association

D’après l’article 3 de nos statuts : « L’association a pour but social la promotion et au besoin la défense de l’éducation chrétienne et de l’enseignement des jeunes sous toutes ses formes en collaboration avec le corps enseignant de l’établissement, la Compagnie de Jésus et l’Abbaye bénédictine. Cette collaboration doit notamment aider à la formation religieuse, scolaire, sociale, culturelle, scientifique, sportive, civique, etc., dans le cadre et selon les objectifs de l’enseignement catholique et la pédagogie propre de l’établissement de la Compagnie de Jésus et de l’Abbaye bénédictine. Elle pourra accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son but social. Elle pourra notamment prêter son concours et s’intéresser à toute activité se rapportant à son objet. »

Toutes les propositions et activités se feront dans le respect des projets pédagogique et éducatif de l’école.

En outre, notre association est affiliée elle-même à l’ « Union des fédérations des associations de parents de l’enseignement catholique », en abrégé l’UFAPEC et en respecte son règlement.

C. Les différentes catégories de membres

Notre association comporte des membres adhérents et des membres effectifs. Certains membres effectifs sont élus comme administrateurs de l’association.

D’après l’article 5 : « Toute personne exerçant l’autorité parentale sur un ou plusieurs élèves du Centre Scolaire Saint-Benoît Saint-Servais, est de droit membre adhérent de l’association si elle se conforme aux présents statuts et aux règlements d’ordre intérieur pris en exécution de ceux-ci, et notamment si elle règle la cotisation annuelle. » Un membre qui ne respecterait pas ce règlement ne perd pas sa qualité de membre de droit mais pourrait se voir écarté des activités de l’AP ainsi que de tout vote et autres formes de décision.

• Tout parent d’élève en ordre de cotisation est donc membre adhérent. Cela n’engage à rien d’autre que le respect des statuts et de ce règlement. Un membre adhérent a une voix consultative lors de notre assemblée générale.
• Pour devenir membre effectif, il suffit d’en faire la demande auprès de l’organe d’administration de l’association. Si cette candidature est acceptée, un membre effectif aura le droit de vote lors de notre assemblée générale. Un membre effectif s’engage à être présent ou représenté lors de l’assemblée générale. La présence aux réunions ordinaires de l’AP est souhaitable mais pas indispensable.
• Un membre effectif peut être élu administrateur lors d’une assemblée générale. Il participe ainsi aux décisions de l’organe d’administration de l’AP. Notre AP comporte entre 3 et 15 administrateurs d’après l’article 22 de nos statuts. Un administrateur s’engage à être présent ou représenté lors de l’assemblée générale et à plus de la moitié des réunions ordinaires de l’AP (qui sont des réunions de l’organe d’administration). Être présent ou représenté lors de ces réunions permet d’éviter que l’organe d’administration se trouve en-dessous du quorum nécessaire pour prendre des décisions (article 26 de nos statuts).

D. Comité de l’AP et modalités d’élection

L'« Organe d’Administration » tel que défini aux articles 22 à 29 de nos statuts constitue le « Comité de l’AP » tel que défini par le Code de l’enseignement, Article 1.5.3-14. Ces deux expressions sont utilisées de manière interchangeable.

D’après l’article 22 de nos statuts : « Pour garantir l’indépendance des débats au sein de l’organe d’administration, ne peuvent être administrateurs :

• les membres du pouvoir organisateur ;
• les membres de la direction ;
• les membres du personnel pédagogique ;
• tout autre membre du personnel.

Ceux-ci peuvent toutefois participer aux réunions s’ils y sont expressément invités par l’OA et y intervenir à titre consultatif. Ils ne peuvent donc en aucun cas participer aux votes et autres formes de décisions. »

Procédure de vote par scrutin secret

Conformément à l’article 17 de nos statuts, lorsque des décisions de l’assemblée générale concernent des personnes, le scrutin est toujours secret. C’est le cas par exemple pour l’élection des administrateurs ou l’exclusion de membres.

La procédure suivante sera appliquée :

• Les noms des candidats sont pré-imprimés et les votants ont juste à cocher la case qui convient : « Oui », « Non » ou « Abstention » ;
• Les bulletins sont pliés en quatre et mélangés avant dépouillement ;
• Les bulletins sont dépouillés directement sur place (si possible par une personne neutre et n’ayant pas participé au vote, si possible sous la surveillance d’une seconde personne) et en présence de tous les votants. Le nombre de votants doit correspondre au nombre de bulletins dépouillés.

Si des changements tardifs doivent être apportés à la liste des candidats et ne permettent pas d’imprimer de nouveaux formulaires à temps, l’assemblée procédera préalablement à un vote à main levée à majorité simple pour décider si les bulletins peuvent être modifiés à la main avant distribution aux votants pour le scrutin secret.

Si l’AG ne peut se tenir en présentiel, un vote numérique pourra être réalisé en respectant les mêmes principes de confidentialité.

Définition des rôles

Conformément à l’article 25 de nos statuts, l’organe d’administration désigne parmi ses membres un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire et un(e) trésorier(e).

• Président(e) :

  D’une façon générale, le président est habilité à représenter l’association. Cependant, l’article 24 § 2 de nos statuts précise que le président et le trésorier doivent agir conjointement pour établir des actes au nom de l’association, sauf si l’OA en décide autrement.

  De manière concrète, le président anime l’association de parents ; est à l’écoute des parents qu’il représente ; est un porte-parole fidèle des avis et des décisions du Comité de l’AP ; communique toutes les informations utiles qu’il possède ; partage les tâches et les responsabilités au sein du Comité ; élabore les « ordres du jour » des réunions (en accord avec le Comité).

• Vice-Président(e) :

  Le vice-président occupe les mêmes fonctions que le président. Il épaule le président dans ses différentes tâches et le remplace au besoin.

• Secrétaire :

  Le secrétaire rédige les convocations, les ordres du jour et les PV de réunions ; envoie les rapports aux personnes concernées ; tient à jour les archives de l’association de parents ; transmet une série de documents à l’UFAPEC.

• Trésorier(e) :

  Le trésorier gère les comptes de l’association de parents ; enregistre les entrées et les sorties ; recherche les sources de recettes ; présente les comptes et budget lors de l’assemblée statutaire ; rassemble les justificatifs pour la demande de subsides éventuels.

E. Fonctionnement du Comité

Le Comité (organe d’administration) se réunit sur convocation écrite du président, généralement le 3^ème lundi du mois, et chaque fois que deux membres effectifs le demandent. Les convocations mentionnent l’ordre du jour.

Tous les membres de l’AP peuvent participer aux réunions du Comité, de manière ponctuelle ou systématique, et y intervenir à titre consultatif. Seuls les administrateurs y ont droit de vote.

L’organe d’administration peut inviter à ses réunions, ainsi qu’aux autres activités de l’association, des membres du personnel (enseignants ou autres), de la direction de l’école, du Pouvoir Organisateur ainsi que toute autre personne dont il souhaite la collaboration. Toute personne invitée participe aux réunions avec voix consultative et ne peut en aucun cas s’exprimer au nom de l’AP sans mandat explicite de l’organe d’administration.

Dans la mesure où les dates des réunions de l’AP sont prévisibles, ces dates seront portées à la connaissance de tous les parents via le site internet de l’AP (https://www.apstbenoitstservais.be/calendrier/).

En fin d’année scolaire, les dates des réunions de l’année scolaire suivante seront transmises par le président ou son remplaçant à la Direction ou au Pouvoir Organisateur du Centre Scolaire Saint-Benoît Saint-Servais pour que des locaux puissent être mis à disposition de l’AP et pour que ces dates puissent être également communiquées aux parents par d’autres moyens tels que les journaux de classe ou autres publications de l’école.

F. Gestion

En début d’année scolaire, soit avant le 31 octobre, l’AP se met en ordre d’affiliation auprès de l’UFAPEC.

Conformément aux articles 19 à 21 de nos statuts, le trésorier présente le rapport financier au cours d’une assemblée générale. Cela inclut les comptes de l’année écoulée et le budget de l’année suivante. À la fin de son mandat, il fait état de sa gestion et transmet tous les documents utiles à son successeur ou, à défaut, au président de l’AP.

Les frais de gestion et de fonctionnement sont couverts par le compte de l’AP, lequel sera indépendant de celui de l’école.

Le compte est ouvert au nom de l’ « Association des Parents des élèves du Centre Scolaire Saint-Benoît Saint-Servais à Liège » avec au minimum deux mandataires issus de familles distinctes.

Conformément à l’article 24 § 2 de nos statuts, la liste des mandataires du compte sera gérée par le président et le trésorier agissant conjointement.

Ce compte est alimenté, entre autres, par les cotisations annuelles des membres et par les bénéfices générés grâce à des manifestations.

Le numéro du compte BE65 0014 9837 8396 sera mentionné dans les publications de l’AP (article 10 de nos statuts).

G. Cotisation annuelle

Le montant de la cotisation annuelle prévu à l’article 11 de nos statuts est fixé à 6,00 € par famille, quel que soit le nombre d’enfants présents au collège.

Ce montant sera publié sur notre site internet (https://www.apstbenoitstservais.be/cotisation/).

Conformément à l’article 7 de nos statuts, un membre adhérent ou effectif qui ne serait pas en ordre de cotisation est réputé démissionnaire.

H. Registre des membres effectifs et accès aux documents de l’AP

D’après l’article 9 de nos statuts, « Les membres effectifs ont le droit de consulter le registre des membres ainsi que les procès-verbaux de l’assemblée, de l’organe d’administration et de tous organes délégués et les documents comptables suivant des modalités à fixer par Règlement d’ordre intérieur. Le Règlement d’ordre intérieur prévoira l’exercice de ce droit dans le respect de la protection de la vie privée de chacun et de la confidentialité requise dans les matières délicates. »

L’association tient un registre des membres effectifs, sous la responsabilité de l’organe d’administration. Ce registre reprend les noms, prénoms et domicile des membres.

Toute décision d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs est inscrite au registre à la diligence de l’organe d’administration endéans les huit jours de la connaissance que l’organe a eue de la ou des modifications intervenues.

Tous les membres effectifs peuvent consulter ce registre ainsi que les procès-verbaux de l’assemblée, de l’organe d’administration et de tous organes délégués et les documents comptables, au siège de l’association et sans déplacement de ces documents, sur simple demande écrite et motivée adressée à l’organe d’administration.

L’organe d’administration publie également une version abrégée des procès-verbaux de l’assemblée, de l’organe d’administration et de tous organes délégués sur le site internet de l’association. Afin de protéger la vie privée de nos membres et des tiers, la version abrégée des procès-verbaux disponible sur le site internet évitera de mentionner des noms de personnes physiques (sauf consentement explicite) ainsi que toute autre donnée à caractère personnel sujette au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La version abrégée des procès-verbaux est disponible à titre informatif mais ne remplace pas la version originale disponible au siège de l’association.

I. Site internet

L’organe d’administration gère le site internet de l’association mentionné à l’article 2 de nos statuts : www.apstbenoitstservais.be

L’organe d’administration peut déléguer la gestion du site internet de l’AP à des tiers, en veillant au respect de nos statuts et de ce règlement d’ordre intérieur.

Le site internet de l’AP doit s’interdire de toute activité commerciale ou de toute propagande pour un parti politique (Code de l’enseignement, Art. 1.5.3-15 § 4 et Art. 1.7.3-3). Afin de garantir cela, l’organe d’administration veillera à ce que l’hébergement du site internet n’inclue aucune publicité provenant de tiers.

Conformément à l’article 30 de nos statuts, la dernière version approuvée des statuts et de ce règlement d’ordre intérieur devra être publiée sur le site internet de l’AP. Ces documents sont disponibles aux adresses suivantes :

• Statuts : https://www.apstbenoitstservais.be/statuts/
• ROI : https://www.apstbenoitstservais.be/roi/

Le présent Règlement d’Ordre Intérieur a été approuvé lors de l’Assemblée Générale du 16 octobre 2023 et est entré en vigueur à cette date.